Indretning af et konferencelokale

Når det er tid til at indrette et mødelokale, er det let at blive utålmodig og begynde at indrette uden at tænke grundigt over formålet med det nye rum. Efter et stykke tid kan det minde os om, at det nogle gange er godt at tænke sig om – før. Der er mange aspekter at tage højde for, hvis man vil lære at indrette et konferencelokale, der er tilpasset til smidige og effektive møder. I dette blogindlæg gennemgår vi alt, hvad du skal vide for at skabe et smart, skræddersyet og personligt konferencelokale.

Indretning af konferencelokaler med farver

Beige og varme farver virker ofte beroligende og er at foretrække, hvis du skal bruge et videokamera under mødet. Det skyldes, at der med stærke farver er risiko for, at kameraets hvidbalance giver mødedeltagernes ansigter en ubehagelig farve. Hvis kameraet er noget, du vil bruge mere sjældent end ofte, kan farver i stedet være noget, der bringer glæde og kreativitet.

Hvis du beslutter dig for at bruge farver på væggene, kan det derfor være interessant at vide, hvad man siger om farvernes betydning for humør og velvære. Mange af de konferencemøbler, der fremstilles, er farverige, så husk det, hvis du vil have farvede vægge.

Farvernes rolle i vores humør

• Rød – Aktiverer og giver energi, repræsenterer styrke og mod.
• Orange – giver næring til kreativitet, engagement og kommunikation.
• Gul – Bringer optimisme, glæde og viljestyrke.
• Grøn – Repræsenterer vækst, harmoni og fokus.
• Lilla – Bringer kreativitet til live og anses for at være den mest luksuriøse farve.
• Blå – står for ro, intelligens og sikkerhed.

Hvis du vil lære mere om farvepsykologi, anbefaler vi Kinnarps artikel om farvers indvirkning.

Tip: Find ud af, hvor solen står i forhold til, hvor vinduerne er. Med disse oplysninger kan du vurdere, hvor meget lys du vil have på gardiner eller anden lysafskærmning. Har du nok lys til at holde deltagerne opmærksomme uden at blænde dem med solens skarpe stråler?

Valg af konferencebord

Lokalets størrelse sætter naturligvis nogle begrænsninger for, hvordan du kan indrette mødelokalet. At placere et stort konferencebord i et lille lokale er ofte muligt, men det kan føre til trængsel og til, at nogle konferencedeltagere føler sig trængte og utilpasse. Du skal måle både lange og korte sider, så du ved, hvor meget gulvplads du har at gøre godt med.

Vigtigheden af at have nok møbler uden at være for overfyldt er en udfordring, som vi håber at kunne overvinde. Vi vil derfor gerne give dig to grundregler, som du kan bruge, når du skal indrette et konferencelokale.

1. Lad der være mindst 30 cm plads bag stolen.
2. Hver mødedeltager skal bruge 60 cm i bredden for at få plads.

Du skal også se på stolenes udformning. En lænestol eller en stol med korslagte ben er ofte bredere end en mere enkel stol, og derfor kan det være nødvendigt at købe et bredere bord, end du oprindeligt havde planlagt. Udformningen af benene på konferencebordet kan også få dig til at tænke dig om en ekstra gang i nogle tilfælde.

Overvej, om du vil have kabelopbevaring og indbyggede strømstik i bordpladen. Med indbygget strøm slipper du for at snuble over ledninger og håndtere computere, der kører på batteri.

Tip: Hvis du planlægger at holde møder, hvor en person står op og taler foran resten af gruppen, er det praktisk at have et lidt højere bord på siden forrest i lokalet, hvor den person, der taler, kan stille sin computer. Hvorfor ikke et flot barbord?

Bedste konferencestol

I tilfælde af konferencestole har du sikkert allerede indset, at der findes en lang række modeller og stilarter. Så hvordan ved du, hvilken konferencestol der er den bedste? Svaret er selvfølgelig, at den bedste konferencestol er den, der passer bedst til dine behov.

• Hvis rummet skal bruges til forskellige formål, der indebærer mange omrokeringer, er det godt, hvis stolene kan stables oven på hinanden.
• Ved længere møder er det næsten et krav, at i det mindste stolesædet er polstret for at undgå, at deltagernes ben eller fødder falder i søvn.
• Som nævnt kan armlæn fylde lidt mere, men de har en ret høj komfortfaktor. Det vil mødedeltagerne formentlig sætte pris på, hvis konferencerne er lange.
• Hvis hovedformålet med konferencer er at opmuntre til dialog mellem deltagerne, udvide relationerne og styrke holdånden, foretrækker mange at sidde på en drejestol. Det giver deltagerne mulighed for nemt at vende sig mod begge bordnaboer og undgå en stiv og unaturlig mødefornemmelse.

Teknisk udstyr i konferencelokalet

Den rigtige teknologi er afgørende for en vellykket konference. Med det i baghovedet kan du være sikker på, at møderne ikke trækker ud, og at du nemt kan tilslutte computere, videoudstyr, mikrofoner og tilbehør.

Stil dig selv disse spørgsmål, før du planlægger at købe teknisk udstyr:

• Vil der blive arrangeret præsentationer?
• Skal resultater og tal vises på en skærm?
• Har du brug for en projektor?
• Er der nogen, der foretrækker at skrive på et whiteboard?
• Kan de mennesker, der sidder længst væk, se, hvad der står?
• Hvilken belysning er der brug for?
• Kan alle høre, hvad der bliver sagt?
• Hvor god er kvaliteten af den luft, vi indånder?

Jo flere svar du har på disse spørgsmål, jo mere vellykket og brugervenligt bliver mødelokalet.

Dekorer dit konferencelokale med lidt ekstra

Sidst, men ikke mindst, hvis du allerede ved, at konferencelokalet skal være fleksibelt, fordi det nogle gange skal bruges til andre ting, er det smart at bruge teknologi, der er let at flytte. Du vil takke dig selv, når du får whiteboards på hjul, rullende opbevaring og andre flytbare møbler.

Ud over dette bør du gennemgå behovet for belysningdekorationer, planter, gardiner, tæpper, opbevaring, skærme og lydabsorbenter.

Når det er sagt, håber vi virkelig, at du er blevet lidt klogere på, hvordan man indretter et mødelokale, der passer til netop den virksomhed, du arbejder for.

Hos RAFZ har vi specialiseret os i at optimere kontorarealer og skræddersy konferencelokaler til alle typer virksomheder. Vi har kontormøbler i forskellige prisklasser, fra de lidt billigere og enklere til virkelig eksklusive designermøbler – altid i god stand. Hvis du har brug for hjælp til at købe eller sælge konferencemøbler, kan vi skræddersy en løsning, der passer til dig.

Kontakt os på [email protected] og fortæl os, hvad du har brug for hjælp til, så finder vi ud af noget sammen.